FICHA TÉCNICA DE FUNCIONALIDAD

Sistema de gestión de asistencia y capital humano. Simplifique su negocio

Contenido Ficha Técnica

Funcionalidades Claves

SIA es un software empresarial que facilita el manejo de tus colaboradores, automatizando con inteligencia artificial sus recursos humanos.

El app SIA KIOSKO, permite que cualquiera tableta inteligente se convierta en un reloj de asistencia. SIA valida la identidad de tus colaboradores con reconocimiento.

El app web de SIA, accesible desde cualquier navegador web, te permite organizar y guardar la información de cada uno de tus colaboradores. SIA te permite centralizar tu base de datos de colaboradores activos y aquellos suspendidos.

Desde la web SIA, te permite crear todos los horarios y crear la planificación de turnos de tus colaboradores. Puedes crear horarios y patrones de trabajo individualmente o en grupos ahorrando decenas de horas en la planificación de trabajo.

SIA es un centro completo de manejo de eventualidades. Nuestro tableros inteligentes te permiten ver todas las novedades de tus colaboradores, tales como vacaciones, incapacidades, licencias de maternidad, permisos, y ausencias. SIA automáticamente calcula y genera los saldos de vacaciones e incapacidad, asegurando que no tenga errores en los días disponibles de tu capital humano.

SIA realiza los cálculos basado en las reglas laborales de su país.
Automáticamente desglosa las horas trabajadas por día y los recargos incurrido por sobre tiempos basados en el cumplimiento de ley. Esta funcionalidad evite cálculos manuales y errores costos en pagos de nomina.

SIA estando en la nube te permite conectar toda la data de tus sucursales, generando reportes en tiempo, tales como, tardanzas, ausencias, sobre tiempo, vacaciones, incapacidades, almuerzo extendidos, retiros temprano y más. SIA se integra con cualquier sistema de nomina a traves de archivos de interfaz (txt, cdv, xls, xlm) y con APIs.

SIA estando en la nube te permite conectar toda la data de tus sucursales, generando reportes en tiempo, tales como, tardanzas, ausencias, sobre tiempo, vacaciones, incapacidades, almuerzo extendidos, retiros temprano y más. SIA se integra con cualquier sistema de nomina a traves de archivos de interfaz (txt, cdv, xls, xlm) y con APIs.

Reloj de Asistencia

Use tabletas como su nuevo punto de marcación. Nuestro software utiliza reconocimiento facial para marcaciones seguras y rápidas. Nuestra tecnología Sin Contacto permite la marcación de su personal sin tener que tocar el dispositivo

Asistencia en Tiempo Real

Revise en tiempo real la asistencia de su personal. Vea fácilmente quien está de turno y quienes no han llegado a tiempo. Tome decisiones rápidas para gestionar remplazos, y cambios de personal entre sucursales.

Planificación de Horarios

Configure horarios complejos, rotativos y mixtos. Gestione todas las eventualidades de su personal y realice los cálculos de horas trabajadas en segundos. Administre todas sus sucursales desde la comodidad de un navegador web.

Multi Sucursales

Administre múltiples sucursales de manera sencilla. Controle los permisos y accesos al sistema de manera centralizada. Configure nuevos usuarios y dispositivos remotamente. Valide la ubicación de colaboradores de tele-trabajo.

Cumplimiento de Ley

Calcule las marcaciones de su personal con leyes del código de trabajo (MITRADEL). Lo ayudamos a mantenerse siempre actualizado y cumplir con las leyes actuales como también con cualquier cambio regulatorio.

Integración de Planilla

Exporte su interface o archivo en el formato de su sistema de planilla. SIA automáticamente genera un archivo en XLS, TXT, CSV que fácilmente puede importar a su sistema de planilla actual.

Reportes y Métricas

Genere de manera fácil, reportes inteligentes y personalizados, tales como pagos de planilla, desglose por sucursal, centro de costos, vacaciones, días de enfermedad, entre otros.

APP MOVIL

App de SIA permite que los colaborases puedan gestionar procesos de RRHH directamente desde sus dispositivos, tales como solicitar vacaciones, ver su planificación de dias de trabajo y horas, subir certificados de incapacidad, y recibir mensajes de la organización entre otros. El App de SIA también permite que el trabajador pueda marcar desde su dispositivo durante teletrabajo o con geo cercas en su puesta de trabajo.

Tablero de Asistencia

Módulo de Tablero de Asistencia

Permite ver todas las incidencias de asistencia en tiempo real

  • Indicador de trabajadores con tardanzas
  • Indicador de trabajadores con almuerzos extendidos
  • Indicador de trabajadores con retiros temprano
  • Indicador de trabajadores con sobre tiempo
  • Indicador de trabajadores con ausencias
  • Indicador de trabajadores con enfermedad
  • Indicador de trabajadores con enfermedad
  • Indicador de trabajadores con permisos
  • Tablero en vivo de asistencia con cálculo de eventualidades

Gestión de Trabajador

Módulo de Gestión de Trabajadores

Creación y edición de datos de trabajadores

  • Nombre & apellido
  • Cédula  
  • No. De Planilla
  • Genero
  • Estado Civil
  • País / Provincia / Ciudad y dirección de hogar con información geográfica.
  • Foto y plantilla biométrica
  • Estado laboral (Activo o Suspendido)
  • Termino de pago de salarios
  • Horas de contrato
  • Salario mensual y salario por hora
  • Cálculo de vacaciones
  • Fecha de inicio laboral
  • Fecha de fin laboral
  • Si marca asistencia o no
  • Modo de marcación de asistencia
  • 2 marcaciones (Entrada y Salida)
  • 4 marcaciones (incluye Almuerzos)
  • 6 marcaciones (incluye descansos)
  • Si puede marcar asistencia desde su propio celular
  • En que sucursales tiene permisos para marcar
  • Cargar documentos digitales como (Copia de cédula, contrato laboral y recibo de luz)

Gestión de Asistencia

Módulo de Asistencia

Planificación

  • Calendario de planificación de horas para cada trabajador.
  • Edición de horarios de trabajo en calendario.
  • Edición de patrones de trabajo en calendario.
  • Creación y edición de horarios de trabajo (incluyendo almuerzos y descansos) ilimitados.
  • Creación y edición de patrones de trabajo ilimitados.

Gestión de Recursos Humanos

Recursos Humanos

  • Tablero de aprobación de solicitudes de eventualidades
  • Eventualidades básicas
  • Almuerzo Extendido (Pagado/No Pagado)
  • Ausencia (Pagado/No Pagado)
  • Certificado médico día entero
  • Compensatorio
  • Constancia medica
  • Día libre (Trabajado/Compensatorio/Libre por Domingo)
  • Día otorgado por la empresa
  • Entrenamiento/Seminario
  • Feriado
  • Permiso día entero (Pagado/No Pagado)
  • Permiso parcial en horas (Pagado/No Pagado)
  • Permiso sindical día entero (Pagado/No Pagado)
  • Retiro temprano (Pagado/No Pagado)
  • Riesgo profesional
  • Sobre tiempo (Pagado/No Pagado)
  • Suspensión – Tardanza (Pagado/No Pagado)
  • Teletrabajo – Vacaciones Regulares
  • Vacaciones (Por permiso pagado)
  • Vacaciones (Sin goce de días)
  • Viaje
  • Eventualidades personalizadas
  • Tablero de eventualidades históricas (aprobadas y rechazadas)
  • Eventualidades cargadas en masivamente
  • Eventualidades borradas
  • Tablero de saldos de vacaciones (Auto calculado por SIA)
  • Tablero de saldos de vacaciones CSS (saldo de vacaciones que llegan a 15 días para presentación al CSS.
  • Tablero de saldos de incapacidades (Auto calculado por SIA)
  • Tablero de saldos de horas a favor o en contra del trabajador
  • Días festivos nacionales Panamá (auto actualizado por SIA anualmente)
  • Días3 festivos personalizados (creado por el usuario)

Pre-Planilla

Recursos Humanos

  • Seleccione el rango de fecha de su planilla, y calcule las horas trabajadas por sus trabajadores, incluyendo recargos laborales y eventualidades.
  • Cálculos automáticos de recargos laborales basados en el código de trabajo de MITRADEL.
  • Ve el detalle de incidencias de cada trabajador tales como tardanzas, almuerzos extendidos, retiros tempranos, sobre tiempos, ausencias y eventualidades.
  • Automatización de decisiones
  • Aprobar/Descontar tardanzas automáticamente
  • Aprobar/Descontar almuerzos extendidos automáticamente
  • Aprobar/Descontar retiros tempranos automáticamente
  • Aprobar/Descontar sobre tiempo automáticamente
  • Aprobar/Descontar ausencias automáticamente
  • Completar marcaciones de forma inteligente
  • Detección de marcaciones incompletas
  • Galería de fotos de intentos de marcaciones y ubicación

Al finalizar la aprobación de todas las incidencias y horas trabajadas, exporte su data directamente a su sistema de planilla o a excel. Evitando errores en procesos manuales.

  • Integración con sistema de planilla a través de
  • API
  • Webhook
  • Archivo de interfaz (con opción de FTP)

Mensajería

Módulo de comunicación a los dispositivos de sus colaboradores

  • Envié mensajes, archivos, y comunicativos:
  • Mensajes a la organización entera
  • Mensajes a varios niveles organizacionales
  • Directamente a un solo trabajador
  • Mensajes a grupos personalizados

Lugares

Módulo de Lugares

  • Use geo-referencias y geo-cercas para crear los siguientes lugares
  • Sucursales de su organización
  • Puntos de inicio de trabajo (para trabajadores de calle)
  • Hogares de sus trabajadores (para teletrabajo)
  • Sucursales de sus clientes

Auditoria

Módulo de Auditoria

  • Este módulo hacer un rastreo de todos los cambios de marcaciones, eventualidades o ajustes de horarios realizados
  • Audito de cambios de horarios
  • Audito de cambios de marcaciones
  • Audito de archivo de interfaz generados
  • Todos los audito incluyen la siguiente información
  • Usuarios administrativos
  • Fecha y hora de cambio
  • Valor anterior al cambio
  • Valor posterior al cambio
  • Sucursales de sus clientes

Reportes

Módulo de Reportes

Este módulo te permite genera reportes en tiempo real de cualquiera dato registrado, calculado, o ingresado en SIA.

Lista de Reportes existentes:

  • Almuerzos Extendidos
  • Asistencia Mensual
  • Ausencia
  • Contrataciones
  • Capital Humano por Sucursal/Nivel Organizacional
  • Incapacidades
  • Suspensiones
  • Marcaciones
  • Pre-Planilla
  • Reclamos de Planilla
  • Tardanza
  • Sobre Tiempos
  • Sugerencias
  • Quejas
  • Vacaciones

Ajustes

Módulo de Ajustes / Este módulo configura la cuenta de la organización.

  • Creación y edición de usuarios administradores
  • Creación de compañías y razones sociales
  • Administración de dispositivos
  • Relojes de asistencia
  • Dispositivos de trabajadores afiliados.
  • Grupos de aprobación
  • Configuración
  • Configuración de tiempos de gracia
  • Modo de marcación general
  • Completar marcaciones
  • Formato de fecha
  • Formato de horas
  • Habilitar aprobaciones desde tablero
  • Nivel Organizacional
  • Creación y edición de niveles organizacionales
  • Formularios
  • Configuración de formularios personalizados
  • Modulo para crear eventualidades personalizadas
  • Configuración de datos disponible en app móvil de trabajador.
  • Módulo de roles y permisos personalizados
  • Configuración de reglas laborales
  • Reglas basadas en el código de trabajo de Panamá
  • Recargos de sobre tiempos
  • Días libres trabajados
  • Domingos trabajados
  • Feriados trabajados
  • Compensatorios
  • Descuentos por tardanzas / almuerzos extendidos / retiros temprano / ausencias

Importar Datos

Cargar Trabajadores

Compañías

  • Razón Social
  • Datos de Trabajadores
  • Sucursales
  • Horarios
  • Patrones de Trabajo
  • Detalles Laborales
  • Vacaciones acumuladas del personal
  • Incapacidades acumuladas del personal
  • Horas / Compensatorios acumuladas del personal

SIA APP Trabajador

Cargar Trabajadores

  • Registro de asistencia app
  • Planificación y horarios de trabajo
  • Historial de marcaciones
  • Solicitudes y Formularios de RRHH
    • Registro de asistencia app
    • Planificación y horarios de trabajo
    • Historial de marcaciones
    • Solicitudes y Formularios de RRHH
    • Certificado medico
    • Constancia medica
    • Día libre trabajado
    • Entrenamiento & Seminarios
    • Feriado Trabajado – Teletrabajo
    • Licencias de Maternidad (Pagado o No Pagado)
    • Permiso día entero (Pagado o No Pagado)
    • Permiso parcial (Pagado o No Pagado)
    • Sobretiempo – Tardanza (Justificada)
    • Vacaciones
    • Viaje
    • Solicitudes personalizadas
  • Formularios
    • Formularios existentes
      • Formulario de quejas
      • Formulario de sugerencias
      • Encuestas laborales personalizadas
      • Evaluaciones Bi-direccionales
    • Formularios personalizado
  • Bitácora de Salud
  • Marcación con código QR
  • Centro de Ayuda
  • Tablero de ¬¬
    • Ausencias del mes
    • Tardanzas del mes
    • Almuerzo extendido del mes
    • Asistencia histórica
    • Tardanzas histórico
    • Almuerzo extendido histórico
    • Saldo de vacaciones
    • Días sin tardanza
    • Días sin ausencia
    • Numero de nomina
    • Fecha de inicio laboral
    • Ultima vacaciones tomadas
  • Bandeja de Mensajes
  • Bandeja de Mis Solicitudes
    • Estado de solicitud (Pendiente / Aprobada / Rechazada)
  • Bandeja de Solicitudes de mi equipo
    • Bandeja de Solicitudes de mi equipo
  • Bandeja de Tareas
  • Bandeja de Formularios enviados

Seguridad y Permisos

SIA ofrece múltiples capas de seguridad para proteger su información y la de su personal. SIA le permite crear roles y permisos por usuarios administrativos, que permiten segmentar que datos están disponibles para cada rol.

  • Proveedor : Google Cloud Platform GCP
  • Certificación de centro de datos : ISO / IEC 27001
  • Auditor de Seguridad
  • Ubicación : US CENTRAL-1 C GCP
  • Arquitectura entera en Google Cloud Platform está certificada con MCTS – TIER 3
  • TLS 1.2 Encriptado por Internet
  • SSL Certificados para acceder a la nube de SIA solo por protocolo HTTPS
  • Autenticación de usuarios con FIREBASE de GOOGLE
  • Sessions expiables con tokens
  • Red privada sin IPs públicos dentro de la arquitectura
  • Base de datos MONGODB Encriptada con AES 256 – CBC
  • Contraseñas de usuarios son mandatorias en el siguiente formato Alfanumérico, 1 mayúscula, 1 minúscula, Número, y mínimo 6 caracteres
  • Arquitectura entera en Google Cloud Platform está certificada con MCTS – TIER 3
  • Data disponible por 30 días después de cancelación de servicio. (XLS, CSV, TXT) – Acceso a cuenta: Controlado con centro de permisos y roles
  • Acceso a datos: solo usuarios administrativos del cliente
  • Backups – Servicio de espejo e imágenes controlado por GCP (por hora)
  • Servicio de soporte – Sistema interno de tickets y centro de conocimiento
  • Integraciones por archivos de interfaz y APIs
  • Sistema de auditor interno de cambios y creación de datos

Especificaciones Software

SIA ofrece múltiples capas de seguridad para proteger su información y la de su personal. SIA le permite crear roles y permisos por usuarios administrativos, que permiten segmentar que datos están disponibles para cada rol.

  • Módulo para la base de datos de personal
  • Módulo de digitalization de documentos de contratación
  • Módulo creación de horas y patrones de trabajo
  • Módulo automático de planificación de horarios
  • Módulo de tablero de asistencia
  • Módulo de pre-panilla y aprobación de incidencias
  • Módulo de creación de eventualidades personalizadas
  • Módulo mapa operativo GPS de ubicación relojes, sucursales, y teletrabajo
  • Módulo de saldos de vacaciones y incapacidades
  • Módulo de desglose de actividad por hora
  • Módulo de centro de solicitudes
  • Módulo de bonificaciones
  • Módulo de auditoria
  • Módulo de indicadores de rendimiento
  • Módulo de reportes y gráficas
  • Módulo de reglas de negocio y configuración
  • Módulo de permisos y roles
  • Módulo de integración de nomina
  • SIA Kiosko (Reloj de Asistencia)
  • SIA App (Aplicación de trabajador)
  • Servidores en la nube
  • Respaldo de datos automáticos
  • Acceso via web (Google Chrome / Firefox / Safari)
  • Soporte en sitio
  • Soporte Vía Chat / Teléfono ( 6:00 am a 8:00 pm )
  • Mantenimiento de nube
  • Actualizaciones mensuales
  • Apple iOS 12.0+
  • Android 7.0+

Dispositivos

Especificaciones Dispositivos

  • Pantalla LED de 6.5” con Resolución 720 x 1600 pixels (SM-A217F/DS (International)
  • Contraste de 1279:1, 491 cd/m2
  • Cámara de 13 millones de pixels, apertura de F/2.2
  • Dimensiones: 163.7 x 75.3 x 9 mm (Sin incluir montaje de pared)
  • Bocina Stereo con volumen de 20 dB (Decibeles)
  • Biométrico Reconocimiento Facial (con y sin máscara)
  • Lectura de código de barra
  • Lectura de código QR
  • WiFi : a / b / g / n / ac 2.4ghz y 5.0ghz
  • LTE : 4G / 3G / GPRS
  • Ethernet Red : 10 & 100Mbps | DHCP e IP FIJO | IPV4 y IPV6
  • GPS : A-GPS / GLONASS / GALILEO / BDS
  • Procesador de 2.0 Ghz Octa Core
  • 4 GB de RAM
  • 64GB de almacenamiento local
  • Capacidad máxima de marcaciones 320,000
  • Batería interna de (5000mAh Li-Po)
  • 18 horas de respaldo
  • Instalación en sitio (Opcional)
  • Sin mantenimiento anual
  • Garantía 12 meses en defectos de fabrica
  • Montaje de seguridad anti robo de aluminio
  • Montaje ajustable de altura
  • Llave de seguridad

Personal

Especificaciones Dispositivos

Beneficios para el Personal

  • Control de asistencia con y sin contacto.
  • Marcación rápida con reconocimiento facial
  • Más puntos de marcación para evitar aglomeración
  • Agregue automáticamente usuarios a múltiples sucursales sin necesidad de configuración manualmente en cada punto de marcación
  • Control de asistencia para personal de tele-trabajo (App Móvil)

Beneficios para departamentos de IT

  • Marcación a través de Tableta o celular inteligente
  • Conexión rápida por WIFI o LTE (marcación en puntos temporales o remotos)
  • Marcación de entrada para usuarios de trabajo remoto desde su teléfono móvil
  • Almacenamiento seguro de sus datos en la nube (Google Cloud Platform)
  • No requiere inversiones o gastos de infraestructura, mantenimiento y servidores
  • Integración con su sistema de planillas
  • Creación permisos y roles administrativos
  • Instalaciones sencillas, disminuya trabajo de soporte sustancialmente
  • Actualizaciones continuas y características nuevas

Recursos Humanos

Beneficios para Recursos Humanos

Beneficios para Recursos Humanos

  • Plataforma robusta y fácil de usar
  • Administración de la plataforma vía web
  • Almacenamiento seguro de sus datos en la nube (Google Cloud Platform)
  • Definición de permisos y roles administrativos
  • Control y administración remota de personal y sucursales
  • Módulo avanzado de horarios y patrones de trabajo
  • Sistema de aprobación de: almuerzos, retrasos, sobre tiempos y eventualidades
  • Tableros inteligentes con marcación e indicadores en tiempo real
  • Reportes personalizados
  • Archivos de marcación listos para su sistema de planilla (con cumplimiento del código de trabajo MITRADEL)
  • Instalación rápida, de 1 a 2 días por sucursal

Beneficios para Organizaciones & Propietarios

  • Proteja el bienestar de su capital humano.
  • Pague por persona/mes
  • Ahorre del 2% – 8% en errores de planilla
  • Evite el robo de horas
  • No requiere inversiones o gastos de infraestructura y servidores .
  • Soporte técnico incluido
  • Cero gastos de mantenimiento
  • Actualizaciones Continuas & Gratis
  • Aumento de productividad
  • Instalación rápida, de 1 a 2 días por sucursal